Este registro se utiliza para controlar y documentar la trazabilidad de los productos dentro del establecimiento. Su finalidad es poder seguir el recorrido de un producto desde su entrada o compra, pasando por su elaboración si procede, hasta su venta o salida. De esta forma, ante cualquier incidencia, se puede identificar qué producto está afectado, a qué lote pertenece, cuándo se controló y qué registros o actuaciones permiten justificar su seguimiento.
El documento incluye campos para indicar la empresa responsable, el mes o meses evaluados, el año, la fecha de control, el nombre del producto, el número de lote, el control de compra o entrada, el control de elaboración, el control de venta o salida, observaciones y firma. También incorpora apartados específicos para dejar constancia de acciones correctoras y de la firma del responsable.
Modo de cumplimentación:
En primer lugar, debe indicarse el nombre de la empresa responsable, el mes o periodo al que corresponde el registro y el año. Después, cada línea se cumplimentará con los datos de un producto o lote concreto que haya sido objeto de control.
En la columna “Fecha control” se anotará el día en que se realiza la revisión de trazabilidad. En “Nombre de producto” se escribirá la denominación del producto controlado, procurando que sea clara y reconocible. En “Nº lote” se indicará el lote del producto, que puede proceder del proveedor, del etiquetado del producto o del sistema interno del establecimiento.
A continuación, se revisarán los distintos puntos de control:
En “Control compra-entrada” se debe reflejar si existe registro de la entrada del producto, proveedor, fecha de recepción, cantidad y condiciones de recepción.
En “Control elaboración” se indicará si el producto ha intervenido en alguna elaboración interna y si existe constancia documental de ese proceso, como fecha de elaboración, ingredientes utilizados, responsable, lote interno o cualquier dato necesario para relacionar el producto recibido con el producto elaborado.
En “Control venta-salida” se marcará si existe control sobre la salida del producto, ya sea por venta, servicio, distribución o retirada. Este apartado permite cerrar el recorrido del producto y demostrar hacia dónde ha ido o cómo se ha utilizado.
Cuando todos los controles sean correctos, puede indicarse “OK”, “Correcto” o una anotación equivalente en cada apartado. Si falta algún dato, si no se puede relacionar el lote con una elaboración, si no existe registro de entrada o si se detecta cualquier incidencia, deberá indicarse en “Observaciones”.
El apartado “Acción correctora” se utilizará cuando se detecte una desviación. En él debe describirse qué medida se ha adoptado: localizar documentación pendiente, revisar albaranes, identificar producto almacenado, retirar un lote, bloquear mercancía, comunicar incidencia al proveedor, corregir un registro incompleto o informar al responsable correspondiente.
Finalmente, el registro debe ser firmado por la persona responsable. La firma acredita que se ha realizado la comprobación y que la trazabilidad del producto ha sido revisada. Si no ha sido necesaria ninguna actuación correctora, puede indicarse expresamente “No necesita acción correctora” o “Sin incidencias”, dejando constancia de que el control se ha completado correctamente.