Este registro se utiliza para identificar y documentar el equipo responsable del sistema de autocontrol de la empresa. Su finalidad es dejar constancia de qué persona se encarga de cada fase, etapa o PGH del establecimiento, indicando su responsabilidad concreta, cargo, fecha de asignación y firma.
El documento aparece identificado como “Equipo responsable actual” e incluye apartados relacionados con el sistema de autocontrol, recepción de materias primas, almacenamiento, elaboración, expedición, control de agua, limpieza y desinfección, control de plagas, mantenimiento, temperaturas, trazabilidad, proveedores, manipuladores/formación, control APPCC y empresas externas.
Modo de cumplimentación:
En primer lugar, debe indicarse el nombre de la industria o empresa en el apartado correspondiente. Después, se debe revisar cada una de las fases o áreas incluidas en el registro y asignar una persona responsable para cada una de ellas.
En la columna “Fases/Etapas/PGH” ya aparecen definidos los principales ámbitos de control. No es necesario modificar estos apartados salvo que la empresa tenga una organización interna específica o necesite adaptar el documento a su actividad.
En la columna “Responsable” se escribirá el nombre y apellidos de la persona encargada de esa tarea. Una misma persona puede figurar en varias fases si realmente asume varias responsabilidades dentro del sistema de autocontrol.
En la columna “Cargo” se indicará su puesto o función dentro de la empresa, por ejemplo: gerente, responsable de cocina, responsable de calidad, encargado de almacén, operario, responsable de mantenimiento o empresa externa contratada.
En la columna “Fecha” se anotará la fecha en la que se asigna o revisa esa responsabilidad. Es importante actualizarla cuando haya cambios de personal, modificaciones en la organización o revisión del sistema de autocontrol.
En la columna “Firma” debe firmar la persona designada, dejando constancia de que conoce y acepta la responsabilidad asignada.
Este registro debe mantenerse actualizado. Si cambia la persona encargada de la recepción de materias primas, del control de temperaturas, de la limpieza o de cualquier otra fase, debe modificarse el documento y volver a firmarse. También conviene revisarlo periódicamente para comprobar que las responsabilidades siguen siendo correctas.
En el caso de tareas realizadas por empresas externas, como control de plagas, mantenimiento, formación o determinadas verificaciones, puede indicarse el nombre de la empresa responsable o de la persona de contacto, junto con el cargo o servicio prestado.
Este documento es importante porque permite demostrar que el sistema de autocontrol no es genérico, sino que tiene responsables concretos asignados para cada tarea. De esta forma, ante una revisión interna, auditoría o inspección, se puede comprobar quién ejecuta, vigila o verifica cada control dentro de la empresa.