Este registro se utiliza para controlar las elaboraciones realizadas por la empresa y dejar constancia de las muestras testigo asociadas a los productos elaborados o servicios prestados. Su finalidad es documentar qué producto se ha elaborado, qué materia prima se ha utilizado, qué cantidad se ha preparado, qué temperatura de control se ha registrado, cuándo ha salido el producto y cuándo se elimina la muestra testigo.
El documento aparece identificado como “Registro de producto elaborados” e incluye los campos de empresa, mes, año, fecha de elaboración o servicio, producto elaborado, materia prima, cantidad, temperatura de control, fecha de salida, fecha de eliminación de muestra testigo, observaciones y nombre y firma del responsable.
Modo de cumplimentación:
En primer lugar, debe indicarse el nombre de la empresa, el mes correspondiente y el año. Este registro debe cumplimentarse cada vez que se elabore un producto o se preste un servicio en el que sea necesario dejar constancia del control de la elaboración y de la muestra testigo.
En la columna “Fecha elaboración/servicio” se anotará el día en que se realiza la elaboración o el servicio. Este dato es importante para relacionar el producto con su momento de preparación y con la fecha de conservación de la muestra testigo.
En “Producto elaborado” se indicará el nombre del alimento, plato, menú o preparación realizada. Debe escribirse de forma clara para que pueda identificarse sin dudas.
En la columna “Materia prima” se reflejarán los ingredientes o materias primas principales utilizadas en la elaboración. Cuando sea necesario, puede indicarse el lote o procedencia de la materia prima para reforzar la trazabilidad.
En “Cantidad” se anotará la cantidad elaborada, utilizando una unidad clara: kilos, litros, raciones, unidades, bandejas o cualquier otra medida que utilice la empresa.
En “Tª control” se registrará la temperatura controlada cuando proceda. Este apartado sirve para dejar constancia de que se ha comprobado la temperatura del producto o del proceso, especialmente en elaboraciones que requieran control térmico.
En “Fecha salida” se indicará cuándo sale el producto elaborado, ya sea para su servicio, entrega, distribución, consumo o retirada.
En “Fecha eliminación muestra testigo” se anotará el día en que se elimina la muestra testigo conservada. Este campo permite demostrar que la muestra se ha mantenido durante el periodo previsto por el sistema de autocontrol de la empresa y que su retirada queda documentada.
El apartado “Observaciones” se utilizará para anotar cualquier incidencia o información relevante: cambios en la elaboración, incidencias de temperatura, producto no servido, retirada, conservación especial, repetición del control, falta de algún dato o cualquier aclaración necesaria.
Finalmente, el responsable debe indicar su nombre y firmar el registro. La firma acredita que la elaboración, el control y la gestión de la muestra testigo han sido revisados y documentados.
Este registro debe rellenarse de forma clara, completa y en el momento correspondiente. Es especialmente importante no dejar sin cumplimentar la fecha de elaboración, el producto, la cantidad, la temperatura cuando proceda y la fecha de eliminación de la muestra testigo, ya que estos datos permiten reconstruir el control realizado ante una revisión interna, auditoría, inspección o posible incidencia alimentaria.