Este registro se utiliza para documentar las incidencias, no conformidades y acciones correctoras detectadas durante la verificación anual del sistema de autocontrol de la empresa. Su finalidad es dejar constancia de los problemas encontrados, explicar qué medida correctora se ha aplicado o se debe aplicar, establecer un plazo de actuación y recoger la firma de la persona responsable.
El documento aparece identificado como “Registro Incidencias / Registro Verificación Anual” e incluye apartados específicos para distintos planes de control: agua, limpieza y desinfección, plagas, mantenimiento, manipuladores, control de alimentos, temperaturas y eliminación de residuos. También incluye un apartado de observaciones y un espacio final para la firma del responsable de la empresa.
Modo de cumplimentación:
En primer lugar, debe indicarse el nombre de la empresa y la fecha en la que se realiza la verificación anual o revisión del sistema.
Después, se debe revisar cada uno de los planes incluidos en el documento. Si durante la revisión se detecta una incidencia o una no conformidad, se cumplimentará la línea correspondiente al plan afectado.
En la columna “Fecha” se anotará el día en que se detecta la incidencia. En el apartado “Motivos no conformidad - Acción correctora - Plazo tiempo” se debe describir de forma clara:
qué problema se ha detectado,
por qué se considera una no conformidad,
qué acción correctora se va a aplicar,
y en qué plazo debe quedar resuelta.
Por ejemplo, en el plan de control de agua podría anotarse una falta de registro de cloro, una medición fuera de rango o la ausencia de firma del responsable. En limpieza y desinfección, podría reflejarse una zona sin limpiar, un producto no identificado o la falta de registro de una tarea. En plagas, una presencia puntual de insectos, ausencia de revisión o falta de justificante de empresa externa. En temperaturas, una cámara fuera de temperatura, ausencia de registro o fallo en el equipo de medición.
La columna “Firma responsable” debe ser cumplimentada por la persona encargada de revisar, ejecutar o validar la acción correctora. La firma acredita que la incidencia ha sido detectada y que se ha definido una medida para corregirla.
Si en un plan concreto no se detectan incidencias, puede dejarse sin cumplimentar o anotarse “sin incidencias”, según el criterio interno de la empresa. Lo importante es que, cuando exista una desviación, quede registrada de forma clara.
El apartado “Observaciones” se utilizará para añadir cualquier información complementaria que no encaje en los planes anteriores o que ayude a entender la revisión realizada. También puede utilizarse para dejar constancia de incidencias generales del sistema, documentación pendiente, revisiones internas o comprobaciones posteriores.
Finalmente, el responsable de la empresa debe firmar en el espacio final del documento. Esta firma acredita que se ha realizado la verificación anual y que las incidencias, si las hubiera, han sido revisadas y tratadas dentro del sistema de autocontrol.
Este registro debe conservarse como evidencia documental de la revisión anual. Es especialmente importante porque demuestra que la empresa no solo realiza controles, sino que también verifica su funcionamiento, detecta desviaciones y aplica acciones correctoras cuando es necesario.