Este registro se utiliza para controlar el mantenimiento de instalaciones, vehículos y equipos vinculados a la actividad de la empresa. Su finalidad es dejar constancia de las revisiones realizadas, comprobar si el estado de los equipos o instalaciones es apto o no apto, registrar posibles incidencias y documentar las acciones correctoras o arreglos aplicados.
El documento aparece identificado como “PGH4/01 Mantenimiento de instalaciones” y corresponde al formato “R10EJE-VIG”. Incluye campos para la fecha de revisión o vigilancia, empresa o responsable, valoración de apto/no apto, arreglos o acciones correctoras, vehículo y/o equipos, revisiones técnicas, observaciones o incidencias, nombre del responsable y firma.
Modo de cumplimentación:
En primer lugar, debe indicarse el equipo responsable, es decir, la persona o equipo encargado de realizar, coordinar o supervisar el mantenimiento.
En la columna “Fecha revisión y/o vigilancia” se anotará el día en que se realiza la comprobación del estado de la instalación, vehículo o equipo.
En “Empresa/Responsable” se indicará quién realiza la revisión. Puede ser una persona interna de la empresa, el responsable de mantenimiento o una empresa externa contratada para realizar la revisión técnica, reparación o mantenimiento.
En el apartado “Vehículo y/o equipos del mismo” se identificará el elemento revisado. Por ejemplo: vehículo de reparto, cámara frigorífica, congelador, vitrinas, maquinaria de elaboración, equipos de cocina, campana extractora, lavavajillas, instalaciones eléctricas, fontanería, sistemas de climatización, equipos de medición o cualquier otro elemento que forme parte de la actividad.
En “Ejecución y vigilancia / Revisiones técnicas” se dejará constancia de la revisión realizada. Puede indicarse si se ha hecho una comprobación visual, mantenimiento preventivo, revisión técnica, reparación, sustitución de piezas, calibración, limpieza técnica, revisión de funcionamiento o cualquier actuación relacionada con el mantenimiento.
Después, se marcará si el resultado es “Apto” o “No apto”. Se marcará “Apto” cuando el equipo, instalación o vehículo se encuentre en condiciones adecuadas de uso. Se marcará “No apto” cuando se detecte una avería, deterioro, mal funcionamiento, falta de revisión, riesgo higiénico, problema de seguridad o cualquier incidencia que impida considerar correcto su estado.
Si el resultado es “No apto”, debe describirse el arreglo o la acción correctora aplicada. Por ejemplo: reparación de cámara frigorífica, sustitución de junta deteriorada, revisión de motor, reparación de lavavajillas, limpieza de filtros, sustitución de luminaria, aviso a empresa externa, retirada temporal del equipo, bloqueo de uso hasta reparación o nueva revisión posterior.
En el apartado “Observaciones y/o incidencias” se anotará cualquier información adicional necesaria: averías detectadas, fecha prevista de reparación, empresa avisada, número de parte de trabajo, equipo pendiente de revisión, mantenimiento realizado sin incidencias o cualquier aclaración relevante.
Finalmente, debe indicarse el nombre del responsable y su firma. Esta firma acredita que la revisión se ha realizado y que el resultado ha sido valorado correctamente.
Este registro debe cumplimentarse cada vez que se realice una revisión, vigilancia, reparación o mantenimiento relevante. Es importante conservar junto a él los justificantes de empresas externas, partes de reparación, facturas, certificados técnicos o documentos de revisión, ya que ayudan a demostrar que las instalaciones, vehículos y equipos se mantienen bajo control dentro del sistema de autocontrol de la empresa.